التوثيق الالكتروني أوالتوثيق باستخدام التقنيات الحديثة التى تستخدم في نقل وحفظ صورة طبق الاصل لمحتوى اية وثيقة باستخدام التقنية الرقمية بحيث يمكن الرجوع الى ذلك في اى وقت وبطريقة اواكثر من طرق البحث المتعارف عليها دوليا. وبالتالى المساهمة في وضع حلول لمشاكل المحتويات الورقية للوثائق.

أنواع الوثائق

القوانين والقرارات واللوائح والنظم
المراسلات
الوثائق المالية صكوك – فواتير – اسهم
المذكرات
الرسومات الفنية
البطاقات
كتيبات التشغيل والصيانة
الوثائق الشخصية

مصادر المحتويات الورقية

المراسلات الواردة وصور المراسلات الصادرة
البريد المصور والبريد الالكترونى بعد طباعته على الورق
القرارات
المذكرات والتقارير والمحاضر بجميع انواعها
الفواتير والنماذج
الدراسات والبحوث
المطبوعات وخاصة منها الصحف والمجلات والدوريات
مستندات ما قبل التعاقد على المشروعات
مستندات تطبيق المشروعات
المستندات الفنية
العقود والاتفاقيات والقوانين واللوائح
مذكرات داخلية وسجلات وارشادات وتعليمات وطلبات وخط ومراجع وكاتالوجات وما الى ذلك.

مشاكل الوثائق الورقية

كميات كبيرة من الورق بحاجة لاماكن تخزين.
تصنيف الملفات وتعدد واختلاف ذلك من جهة الى اخرى .
كميات الورق تتعاظم وتزداد جميع يوم والاحتفاظ بنفس النسخ في عدة أماكن بجهة العمل الواحدة.
إنتاج الكثير من النسخ من الوثيقة الواحدة ومشاكل ذلك من تصوير وطباعة ونسخ .
الاسترجاع والبحث والمراجعة من العمليات التى تاخذ وقتا طويلا يزداد ذلك الوقت مع زيادة حجم الوثائق .
مع زيادة الورق المراد حفظه تقل المساحات والفراغات التى يمكن استغلالها والاستفادة منها بالممحرر .
تزداد المشاكل مع زيادة عدم استقرار العمالة وزيادة دورانه وخصوصا منها تلك المتخصصة في مجالات التوثيق
يتم الاحتفاظ بوثائق لمدة طويلة دون الحاجة إليها أوإمكانية الاستفادة منها وهناك حجرات ومخازن وسراديب مليئة بالملفات التى عمرها عشرات السنوات واصبحت تشكل عبئا ومشاكل كبيرة على جهات عدة.
ضياع الوثائق واختفائها بين الملفات وفى الادراج وفى اماكن التخزين.

الوسائط التى يتم التوثيق عليها

ذاكرة الإنسان
الورق
الأشرطة المرئية والمسموعة والحاسوبية
الاشرطة الدقيقة
اسطوانات الحاسوب:

متطلبات التوثيق الالكتروني

تفعيل شبكات المعلومات الداخلية ان وجدت واستخدام البريد الإلكتروني بأكبر قدر مستطاع وبالتالي وضع آليات لتبادل المراسلات داخل جهة العمل إلكترونياً.
توزيع التعليمات والتشريعات إلكترونياً.
استلام المخططات النهائية للمشروعات من المقاولين والإستشاريين إلكترونياً.
العمل على الاحتفاظ بنسخة واحدة من الوثائق الورقية المهمة مع أهمية الأخذ بعين الاعتبار إدخالها إلى الحاسوب عن طريق الماسحة الضوئية وحفظها إلكترونياً.

الأهداف الرئيسية للتوثيق الإلكتروني

توفير المساحات المخطية المستغلة لتخزين الملفات الورقية.

توفير نسخة احتياطية من الوثائق في حالة تعرض الأصول لأي تلف نتيجة لأي عوامل طبيعية أوبشرية مثل الحرائق، السرقة، ضياع مستندات، أوالتلف لعوامل جوية أوغيرها.

سهولة إسترجاع الوثائق المطلوبة وذلك بإستخدام طرق مختلفة للبحث، مع إمكانية وضع أكثر من صيغة بحث.

إمكانية البحث في محتوى الوثائق عبر التكشيف أوبإستخدام تقنياتOCR .

سهولة تبادل الوثائق داخل وخارج جهة العمل.

إتاحة الوثائق للإطلاع بواسطة الكثير من الأشخاص في نفس الوقت باستخدام الشبكات الإلكترونية.

إعادة النظر في محتويات الملفات وإزالة الوثائق المتكررة وغير الضرورية.

احتياجات التوثيق

ان الاحتاجات من معدات وبرمجيات التوثيق الالكتروني ليست بتلك المكلفة مقارنة بما تحققه من حلول وفوائد. نذكر بعض مكونات منظومة تكفى احتياجات التوثيق لجهة عمل صغيرة ويمكن البدء بها ثم تطويرها وزيادة مكوناتها وتغير إحداها بأخرى أحدث ذات قدرات وامكانيات ودالات أكثر.