أرشفة

في مجال فهم المخطات والمعلومات، الكشاف أوالتكشيف دليل منهجي لموضع أومكان الحدثات أو

المفاهيم أوالموضوعات الأخرى من الخط أوالدوريات أوغير ذلك من المطبوعات ويتكون

الكشاف من سلسلة من المداخل لا ترتب وفق الترتيب الذي تظهر به في الشكل المطبوع وإنما وفق نمط

آخر من الترتيب (مثل الترتيب الهجائي) يختار لتمكين المستفيد من إيجادها بسرعة مع

الوسائل التي تبين موضع أومكان جميع وحدة وتكون مرتبة حسب عنوانها أوموضوعها أوحسب

المؤلف أوحسب رمز التصنيف ويكن حتى الكشافات مترابطة مع بعضها حسب المصطلحات عندما

تكون الموضوعات التي يتم البحث عنها مركبة وقد يمكن استعمال الحاسوب لإعداد كشاف للبحث عن

حدثة في نص معين ويسمي كشاف حدثات النص.

أشكال الكشافات:

الكشافات التقليدية وتكون على شكل كتاب أوملحقة بدورية.

الكشافات غير التقليدية وتكون على شكل مصغرات ميكروفيلم أوميكروفيش أوعلى شكل شريط ممغنط أوقرص ممغنط أوقرص ليزر CD-Rom حيثقد يكون جزءا من نظام المعلومات ويتم عرضها على الحاسوب.

وللكشافات الكثير من الأنواع:

منها كشافات الخط ومنها كشافات الدوريات ومنها كشافات الصحف مثل كشاف جريدة الأهرام الذي صدر العدد الأول منه في بداية عام 1974 عن مركز التنظيم والمايكروفلم في مؤسسة الأهرام بالقاهرة وكشاف جريدة الاتحاد التي تصدر عن مؤسسة الاتحاد للصحافة والنشر في مدينة أبوظبي وقد صدر هذا العدد الأول لهذا الكشاف الشهري والفصلي في بداية عام 1981 وكشاف جريدة الثورة في بغداد والذي صدر عام 1988 عن مركز التوثيق الإعلامي لدول الخليج.

كشافات المجلات وهي تصدر عن مؤسسات إعلامية وتوثيقية مثل كشاف مجلة المورد التي تصدر في بغداد وكشاف مجلة الدوحة التي تصدر في قطر وكشاف مجلة الوثيقة التي تصدر في البحرين وهي كشافات تبين للباحث عناوين الموضوعات والمواد المكشفة وأسماء كتاب الموضوعات والمكان المكتوبة فيه من حيث اسم الدورية ومكان صدورها وتاريخ نشر الموضوعة والصفحات الواردة فيها.

من الكشافات الكاملة الكاملة للدوريات الأجنبية مرشد القراء إلى أدبيات الدوريات Reader's Guide to Periodical Literature الذي يصدر في نيويورك بشكل نصف شهري مرتين في الشهر ويقوم هذا المطبوع بتوثيق منطقات ودراسات وبحوث لأكثر من 150 مجلة أجنبية.

وهناك كشافات تغطي عدة دوريات متخصصة في مجال موضوعي معين كما هوالحال في كشاف المجلات التربوية ERIC وكشاف مجلات فهم المخطات والمعلومات LISA.

يضم كشاف الدوريات عادة الكشافات التالية:

1.كشاف الموضوعات ترتب هجائيا حسب موضوع جميع منطق وتضم كافة المعلومات الببليوغرافية عن الموضوعات.

2.كشاف المؤلفين: وهويرتب المؤلفين هجائيا ويعطي رقم المادة التي ظهرت لهم في الكشاف الموضوعي.

3.كشاف العناوين:ويرتب عناوين الموضوعات التي ظهرت في الكشاف الموضوعي هجائيا ويشير إلى الرقم الذي ظهر فيه الموضوع في الكشاف الرئيسي.

كشافات الصحف وهي كشافات تبوب وتصنف الموضوعات والدراسات والأخبار وتسهل متابعاتها والرجوع إليها بأقل جهد وأقصر فترة زمنية ممكنة وقد تكون هذه الكشافات لصحيفة واحدة أولعدة صحف.

تضم البيانات الببليوغرافية التي ترد في كشافات الصحف اسم محرر الموضوع أوالخبر إذا ظهر وعنوان الخبر كاملا رقم العدد وتاريخه ورقم الصفحة ويرمز له بالحرف ص ورقم العمود ويرمز له بالحرف ع أوعم إذا كان الخبر أوالموضوع يشتمل على صور فتوضع حدثة مصور بين قوسين في نهاية البيانات.