إنجاز الأمور

إنجاز الأمور هوأسلوب لإدارة الوقت، وُصف المصطلح في كتاب يحمل نفس العنوان لاختصاصي إدارة الوقت ديفيد آلن.

تعتمد طريقة إنجاز الأمور على نقل المهام والمشاريع المخطط تطبيقها خارج إطار العقل عبر تسجيلها خارجيًا من ثم تقسيمها إلى مهام فرعية قابلة للتطبيق. تتيح هذه الطريقة هجريز الانتباه على تطبيق المهام بدلًا من استرجاعها.

نُشر الكتاب لأول مرة عام 2001، ثم أصدرت نسخة منقحة منه في 2015 تعكس التغيّرات التي طرأت على تكنولوجيا المعلومات خلال القرن المنصرم.

موضوعات الكتاب

يوضح آلن أولًا تقليل الإجهاد الذي تتيحه تلك الطريقة عبر التمرين التالي الذي يدور حول مهمة بدون مخرجات واضحة، والمستوى التي تتلوها غير محددة، يدعوآلن مصادر الإجهاد هذه «حلقات مفتوحة» و«غير مكتملة»:

يتم اختيار المهمة الممتعة أوالمحيّرة أوالأكثر إزعاجًا وتصنيفها على كونها مهمة غير مكتملة.
يُخط وصف بجملة واحدة حول نتيجة هذه المهمة غير المكتملة، جنبًا إلى جنب مع ما يجب حتى تكون عليه معايير هذه المهمة لتعتبر مكتملة.
تُسجّل المستوى التالية اللازمة لإكمال المهمة.
القيام بإجراء تقييم للمشاعر التي انتابتك بعد إكمال جميع خطوات العملية.

يدّعي آلن أنه يمكن التقليل من الإجهاد وزياد الإنتاجية عبر كتابة مذكرات تخص جميع الأمور التي لا تعمل على إنجازها ضمن نظام موثوق خارج إطار العقل. تتيح لك هذه الطريقة العمل على المهمة بأريحية دون صرف الانتباه على التفاصيل غير المكتملة. تتطلب تلك الطريقة حتى تملك في متناول يدك صندوق بريد وسلة مهملات ونظامًا لحفظ المواد المرجعية وقوائم متعددة وتقويمًا. يمكن لهذه الأدوات حتى تكون إما إلكترونية أومادية حسب اقتضاء الحاجة. عندها وبمجرد دخول المهام إلى حياتك، يمكن العمل عليها عبر خطة سير العمل التالية.

سير العمل

تتضمن خطة سير العمل لطريقة إنجاز الأمور خمس مراحل: الالتقاط والتوضيح والتنظيم والتفكير والمشاركة. (استخدمت الطبعة الأولى للكتاب أسماء: التجميع والمعالجة والتنظيم والتخطيط والتطبيق؛ إلا حتى توصيف المراحل هونفسه في كلتا الطبعتين). بعد حتى يتم جمع جميع لوازم المهمة ووضعها في صندوق البريد، يتم إيضاح الغرض من جميع نقطة وتنظيمها عبر طرح أسئلة عن جميع منها والإجابة عنها كما هومشروح في المربعات السوداء الظاهرة في المخطط الشجري.

قم بإفراغ صندوق بريدك جميع يوم أوعلى الأقل جميع أسبوع في سلة المهملات. لا تستخدم صندوق البريد كقائمة بالمهام التي يجب عليك إنجازها. لا تقم بإعادة العناصر المشروحة إلى صندوق البريد. إذا إفراغ صندوق بريدك لا يعني أنك أتممت جميع المهام، بل فقط يعني تطبيق المراحل الثلاث «الالتقاط والإيضاح والتنظيم» لمهامك.

تاليًا: عليك تحديد المهام التي يحتاج إنجازها المرور بعدة خطوات وتخصيصها لنتيجة مرغوبة وخطوة تالية واحدة. في النهاية، عليك القيام بمهمة من قائمة المهام ما لم يملي عليك التقويم غير ذلك. تقوم باختيار المهمة التي ستنفذها بناءً على مكان وجودك "السياق" «في البيت أوالعمل أوالسوق أوعلى الهاتف أوأمام الحاسوب أومع إنسان ما» وحسب الوقت المتاح والطاقة المتاحة والأولوية.

التطبيق

بسبب التغير السريع الملاحق للأجهزة والبرامج، تقف طريقة إنجاز الأمور على الحياة فيما يخص استخدام التكنولوجيا «حتى حتى آلن ينصح الناس بالبدء باستخدام ورقة وقلم». تدعي الكثير من أدوات إدارة المهام تبنيها لطريقة آلن الذي بدوره يملك قائمة بالتقنيات التي تبنت طريقة إنجاز الأمور أوصممت لأجلها. بعضها تم تصميمه للعمل على طريقة إنجاز الأمور، ما يعني حتى آلن بنفسه شارك في التصميم.

التطلعات

يؤكد آلن على مبدأين مهمين في طريقة إنجاز الأمور وهما السيطرة والتطلع. إذا وضع خطة لسير العمل هي المفهوم العملي للسيطرة.

الهدف من عمليات السيطرة في طريقة إنجاز الأمور هوإخراج جميع شيء من عقلك ما عدا المهمة التي ترغب العمل عليها، ووضعهم في نظام موثوق خارج رأسك. يقول آلن إذا العقل يشبه الماء؛ عندما تقوم بقذف شيء صغير في الماء، يستجيب الماء بدفقة صغيرة يتلوها السكون. ولكن عند رمي شيء كبير في الماء، فإن الماء يستجيب بدفقة كبيرة ثم يتلوها السكون. الوصف اللقاء لعبارة العقل يشبه الماء، هوعقل لا يعود إلى حالة السكون، بل يبقى متوترًا بشكل مستمر. بوجود نظام موثوق ونهم مشابه لـ "العقل كالماء" يمكن امتلاك تطلعات أفضل في حياتك. يتحدث آلن عن مراحل يدعوها بآفاق الهجريز وهي:

الأرضية: الأفعال الحالية
الأفق الأول: المشاريع الحالية
الأفق الثاني: مناطق الهجريز والمساءلة
الأفق الثالث: أهداف تمتد من عام إلى عامين
الأفق الرابع: نظرة طويلة الأمد
الأفق الخامس: الحياة

بعكس الكثير من النظريات التي تعتمد الهجريز على تحديد الأهداف من أعلى إلى أسفل، تعمل طريقة إنجاز الأمور في الاتجاه المعاكس. يوضح آلن أنه من الصعب على الأفراد الهجريز على الصورة الكبيرة إذا لمقد يكونوا قادرين بشكل عملي على السيطرة على مهام الحياة اليومية التي يقابلونها باستمرار. عبر استخدام النظام الموثوق الذي يتعامل مع معطيات جميع يوم بيومه، يمكن للفرد توفير مساحة عقلية لديه تسمح له بالانتنطق إلى المستوى التالي.

ينصح آلن بجدولة مراجعة أسبوعية تعكس المراحل المتنوعة. يجب على التطلعات المكتسبة من هذه المراجعات حث المرء على مستوى المشروع الذي يقوم بإنجازه. إذا تحديد الأولويات على مستوى المشروع تحدد أولوية المهام الفرعية والالتزامات التي تم جمعها خلال عملية سير العمل. خلال المراجعة الأسبوعية، حدد سياق المهام وضع جميع مهمة في قائمتها المناسبة. مثال على تجميع المهام المتشابهة مع بعضها هووضع قائمة تضم المكالمات المعلقة التي قمت بها أوالحاجيات التي اشتريتها خلال ذهابك للتسوق. يمكن تعريف القوائم السياقية عبر مجموعة من الأدوات المتاحة أوعبر وجود أشخاص أومجموعات يعتبر أحدها موضوعًا للمناقشة أولتقديمها.

خلاصة

ترتكز طريقة إنجاز الأمور على التخزين والتتبع واسترجاع المعلومات المتعلقة بالأمور التي يجب إنجازها. تنتج تلك الحالة من عدم القدرة على تذكر شيء أوإنجاز مهام عقلية نتيجة عدم كفاية تخطيط داخلي. هذا يعني حتى التفكير مقدمًا يولد سلسلة من الأفعال التي يمكن القيام بها فيما بعد دون الحاجة لمزيد من التخطيط. إذا نظام التذكير الذي يملكه العقل غير فعّال، ونادرًا ما يذكرنا بما يتعين علينا القيام به في الوقت والمكان المناسبين. وبالتالي، فإن المهام التالية المخزنة حسب السياق في النظام الموثوق تعمل كمحفز خارجي يضمن لنا أننا موجودون في الوقت مناسب والمكان المناسب. نظرًا لاعتماد طريقة إنجاز الأمور على مذكرات خارجية، يمكن اعتبارها تطبيقًا لنظريات الإدراك الموزع أوالعقل الموسع.

المراجع

↑ ديفيد ألين (2015). Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity (2 ed.). Penguin Books. ISBN .
^ Fallows, James (November 2012). "Busy and Busier". ذا أتلانتيك. مؤرشف من الأصل في 11 أبريل 2019. اطلع عليه بتاريخ 28 ديسمبر 2018.
^ David Allen (2001). "Getting Things Done: Five Simple Steps That Apply Order To Chaos". gettingthingsdone.com. مؤرشف من الأصل في 27 يوليو2019. اطلع عليه بتاريخ 27 يوليو2019.
^ Forrister, Kelly (2009-05-04). "Simply GTD with Kelly: Getting Started". The David Allen Company. مؤرشف من الأصل في 29 أغسطس 2010. اطلع عليه بتاريخ 22 أغسطس 2010. If you're at all familiar with GTD you know that David Allen does not tell you which tools to use--GTD is tool agnostic--so those choices are up to you. Not saying all tools, software programs, paper planners work seamlessly with GTD, but where you organize your stuff is up to you.
^ Forrister, Kelly (2010-08-02). "Which list manager should I use for GTD?". GTD Times. The David Allen Company. مؤرشف من الأصل في 06 أغسطس 2010. اطلع عليه بتاريخ 04 يناير 2015.
^ "Common Tools & Software". Getting Things Done website. David Allen Co. مؤرشف من الأصل في 25 سبتمبر 2019. اطلع عليه بتاريخ 30 مايو2014.
^ Heylighen, Francis; Vidal, Clément (December 2008). "Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity" (PDF). Long Range Planning: International Journal of Strategic Management. 41 (6): 585–605. CiteSeerX = 10.1.1.161.441 10.1.1.161.441. doi:10.1016/j.lrp.2008.09.004. ISSN 0024-6301. مؤرشف من الأصل (PDF) في 19 يونيو2019.